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Die E-Rechnung Pflicht gilt seit Januar 2025 und wird bis 2028 schrittweise erweitert. Was bereits jetzt für dich gilt, was noch kommen wird und wie du mit den Pflichten umgehst, erfährst du hier.
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Die Einführung der E-Rechnung soll den Geschäftsverkehr vereinfachen – auch wenn das während der Umstellungsphase weit weg erscheint. Durch die Maschinenlesbarkeit der E-Rechnung entstehen jedoch weniger Fehler bei der Verarbeitung, da alle Informationen immer eindeutig zugeordnet werden können – anders als bei einer PDF, die viel mehr Gestaltungsspielraum lässt.
Durch die Pflicht zur E-Rechnung will der Gesetzgeber außerdem den Steuerbetrug erschweren. Scheinrechnungen, abweichende Beträge oder der Betrug durch Manipulationen sollen mit der E-Rechnung ausgeräumt werden.
Die Pflicht zur E-Rechnung gilt zwar, aber noch nicht im vollen Ausmaß und nicht für alle. Es gibt klare Fristen, die bestimmen, ab wann du von welcher Teil-Pflicht betroffen bist.
In diesen zeitlichen Schritten tritt die Pflicht in Deutschland in Kraft:
Ab 1. Januar 2025:
Diese Pflichten gelten bis Ende 2026 unverändert.
Ab 1. Januar 2027:
Ab 1. Januar 2028:
Die Pflicht zur E-Rechnung gilt für alle Unternehmen in Deutschland, die Rechnungen an andere Unternehmen (B2B) stellen:
✓ Kapitalgesellschaften (GmbH, AG, UG, SE, KGaA)
✓ Personengesellschaften (OHG, GbR, KG, GmbH & Co. KG, PartG, PartG mbB)
✓ Einzelunternehmer & Freiberufler
Ausnahmen:
Ein einfaches PDF oder eine gescannte Papierrechnung erfüllen nicht die Anforderungen an eine E-Rechnung. Stattdessen werden die Formate ZUGFeRD und XRechnung zur Pflicht:
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Diese festgelegten Formate lassen sich ausschließlich über eine passende Software erzeugen. Das Erstellen von Rechnungen in Word, Google Docs und anderen Schreibprogrammen wird dich daher nicht zu einer E-Rechnung führen.
Tipp: Wenn du jetzt eine vollwertige E-Rechnung erzeugen möchtest, hilft dir unser kostenloser Online-Generator. Wenn du die Rechnungserstellung direkt mit deiner Buchhaltung verbinden möchtest, findest du hier die passende Software dazu.
Es ist vorteilhaft, dass E-Rechnungen nur per Software erstellt werden können. Dadurch werden einerseits die verbindlichen Formate eingehalten, andererseits stellst du sicher, dass sich alle Pflichtangaben darauf befinden.
Um eine gültige E-Rechnung zu erstellen, muss diese die strukturierten Daten enthalten, die den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Dazu gehören:
Es gibt verschiedene Wege, eine E-Rechnung zu erstellen:
Vor dem Versand solltest du die erstellte E-Rechnung auf vollständige Pflichtangaben überprüfen. In sevdesk geschieht das automatisch und du erhältst eine Warnung, solange etwas fehlt.
Die fertige XML-Datei kannst du direkt aus sevdesk heraus an deine Kunden senden. Das Herunterladen und Versenden per E-Mail bleibt immer möglich, ist in sevdesk aber nicht mehr nötig. So sparst du dir diesen Umweg.
Nicht nur das Erstellen, sondern auch der Empfang von E-Rechnungen wird anders, als es viele Unternehmer bisher gewohnt waren.
Damit du eine E-Rechnung korrekt verarbeiten kannst, benötigst du:
Nach dem Eingang muss die E-Rechnung geprüft und weiterverarbeitet werden. Beides funktioniert nur über eine Software. Du kannst eine E-Rechnung auch ohne Software öffnen, wirst dabei aber nur auf Codezeilen stoßen. Menschenlesbar ist der XML-Code nicht.
Zudem gelten gesetzliche Vorgaben zur Archivierung: E-Rechnungen müssen über einen Zeitraum von 10 Jahren revisionssicher gespeichert werden.
Um steuerlich anerkannt zu werden, müssen E-Rechnungen bestimmte Angaben enthalten:
Es ist immer unangenehm, einem Auftraggeber eine Korrekturrechnung wegen einer fehlenden Angabe zukommen lassen zu müssen. Eine passende Software sorgt dafür, dass auf deinen Rechnungen wirklich alle Angaben vorhanden sind.
Mit einer vollständigen, korrekten Rechnung aus einer Software erzeugst du einen professionellen Eindruck und sicherst dich auch rechtlich und steuerlich ab.
Unternehmen dürfen ab 2025 regulär E-Rechnungen versenden, auch ohne Zustimmung des Empfängers. Wenn du sie trotz Pflicht nicht empfangen und öffnen kannst, wirst du sie auch nicht bezahlen können. Aus Sicht des Rechnungsstellers ist es so, als würdest du die Rechnung ignorieren. Sicher wird dieser dann das Mahnverfahren einleiten.
Wenn du weiterhin auf PDF-Rechnungen setzt, deine Empfänger jedoch nicht zustimmen, bleibst du wahrscheinlich auf den Rechnungen sitzen. Ohne E-Rechnung kannst du dann nur Papierrechnungen versenden. Spätestens ab 2028 sind dann nur noch E-Rechnungen erlaubt und alle anderen Rechnungen werden abgewiesen.
Du hast eine E-Rechnung erhalten und kannst sie nicht öffnen, da du noch keine Software benutzt? In unserem Viewer kannst du sie dir direkt im Browser anzeigen lassen.
Mit der E-Rechnung Pflicht gelten strenge Anforderungen an die Archivierung. Unternehmen müssen ihre Rechnungen GoBD-konform aufbewahren.
10 Jahre – genau wie Papierrechnungen! Unternehmen sind verpflichtet, alle Rechnungen für mindestens zehn Jahre digital aufzubewahren.
Die E-Rechnungspflicht bringt viele Änderungen mit sich. Die neuen Vorschriften können anfangs verunsichern. Dennoch überwiegen die positiven Veränderungen: Insgesamt werden in E-Rechnungen künftig deutlich weniger Fehler auftreten als zuvor. Die wichtigsten Punkte zur E-Rechnung sind hier zusammengefasst:
Bis Ende 2026 sind Papierrechnungen noch erlaubt. Ab 2027 müssen größere Unternehmen E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 gilt das für alle.
Eine Papierkopie ist nicht nötig – E-Rechnungen dürfen (und müssen) rein digital aufbewahrt werden.
Wer E-Rechnungen nicht ordnungsgemäß archiviert, riskiert:
Gültige Formate sind nur XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1). Ein normales PDF ohne eingebettete XML-Daten erfüllt die Anforderungen nicht.
Nein, die E-Rechnungspflicht gilt nur für neue Rechnungen ab dem Zeitpunkt der Einführung. Bestehende Papierrechnungen dürfen weiterhin im Archiv bleiben.
Alle E-Rechnungen müssen mindestens 10 Jahre revisionssicher gespeichert werden. Änderungen oder Löschungen sind nicht erlaubt.
Ab 2028 kann eine nicht konforme Rechnung als ungültig betrachtet werden – dein Kunde darf sie dann nicht bezahlen. Zudem drohen steuerliche Sanktionen oder Nachforderungen bei einer Betriebsprüfung.
E-Rechnungen können nicht nachträglich geändert oder manipuliert werden. In vielen Ländern werden sie bereits direkt an die Finanzbehörden übermittelt, um Steuerbetrug wie Umsatzsteuerkarusselle zu verhindern.
Ab dem 01.01.2025 gilt die E-Rechnungspflicht für B2B-Unternehmen in Deutschland. Das heißt: Du als Unternehmer oder Selbstständiger musst in der Lage sein, bei Geschäften mit anderen Unternehmen oder öffentlichen Auftraggebern (und auch nur dann) E-Rechnungen empfangen und auch selbst erstellen zu können. Klingt kompliziert? Wir erklären dir alles rund um Pflichten, Übergangsfristen, ZUGFeRD und XRechnung ganz einfach in diesem Video.
Viele Fragen? Alle Antworten! In unserem Ratgeber findest du das Wissen rund um die E-Rechnung.
Mit sevdesk erstellst und versendest du E-Rechnungen mühelos mit nur wenigen Klicks – vollständig rechtskonform und zukunftssicher. Alle aktuellen und zukünftigen Pflichten sind automatisch abgedeckt.
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