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Was ist ZUGFeRD? – einfach erklärt
ZUGFeRD ist ein elektronisches Rechnungsformat und somit eine der Möglichkeiten, E-Rechnungen auszustellen. ZUGFeRD hat eine visuelle Ebene, die von Menschen gelesen werden kann – so wie du es von einer PDF gewohnt bist. Hinzu kommt eine Code-Ebene im sogenannten XML-Format, auf der die eigentlichen Rechnungsdaten liegen. Diese Kombination macht ZUGFeRD zu einer hybriden E-Rechnung.
Das Akronym ZUGFeRD steht für: Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Klingt sperrig – ist aber im Kern einfach: ZUGFeRD ist die Kombination aus klassischer PDF-Rechnung und maschinenlesbarem Code (XML-Code). Du bekommst also ein und dasselbe Dokument, das
- vom Empfänger ganz normal angeschaut und ausgedruckt werden kann (PDF/A-3)
- und gleichzeitig von Buchhaltungs- oder ERP-Systemen automatisch ausgelesen und verarbeitet wird (dank des XML-Codes).
Sie verbindet die Lesbarkeit für Menschen und Systeme in einer einzigen Datei.
Wichtig: Eine PDF, so wie du sie bisher kennst, ist nicht automatisch eine E-Rechnung – ihr fehlt der XML-Code, um eine ZUGFeRD-Rechnung zu sein. Seit Januar besteht für Unternehmen die Pflicht, diese Rechnungen empfangen zu können.
ZUGFeRD vs. XRechnung – wo liegt der Unterschied?
Die XRechnung ist ein Format für E-Rechnungen, das speziell für die elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber entwickelt worden ist. Auch ihr liegt ein XML-Code zugrunde – genau wie der ZUGFeRD-Rechnung, aber es gibt keine menschenlesbare Komponente.
Beide Formate sind elektronische Rechnungen, erfüllen gesetzliche Anforderungen – unterscheiden sich aber in Aufbau und Anwendungsbereich:
E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format sind die Regel für Unternehmen, die sich Rechnungen schreiben. Damit deckt das Format den B2B-Bereich ab. Da sie dank der PDF-Ebene wie gewohnt menschenlesbar sind, eignen sie sich auch für den Versand an Endkunden (B2C).
Was ist ZUGFeRD 2.1?
ZUGFeRD 2.1 ist die aktuell gängige Version des Formats (Stand 2025). Sie basiert auf der europäischen Norm EN 16931 und damit auf derselben technischen Grundlage wie die XRechnung.
Es gibt verschiedene Profile innerhalb von ZUGFeRD 2.1 – je nachdem, wie detailliert die XML-Daten sein sollen:
- Basic: einfache Rechnungen, keine Steuernummern, keine Zusatzdaten
- Comfort: Standardfall für B2B, mit allen wichtigen Angaben
- Extended: sehr detailreich, z. B. für komplexe Geschäftsvorfälle
Für die meisten Unternehmen ist ZUGFeRD 2.1 Comfort die passende Wahl.
Tipp: In sevdesk musst du die Wahl zwischen diesen Detailebenen nicht treffen. Die Software sorgt automatisch dafür, dass deine E-Rechnungen immer korrekt und entsprechend der EU-Norm erstellt werden.
Welche Vorteile bietet ZUGFeRD gegenüber anderen Formaten?
ZUGFeRD ist so konzipiert, dass es praktisch, kompatibel und rechtssicher ist. Hier die wichtigsten Vorteile auf einen Blick:
- Ein Dokument – zwei Funktionen: Mensch und Maschine können mit derselben Datei arbeiten.
- Einfacher Versand: Du verschickst die Rechnung wie gewohnt als PDF per E-Mail.
- Automatisierte Verarbeitung: Buchhaltungssoftware kann die eingebetteten XML-Daten direkt übernehmen (z. B. für die Vorbelegung von Buchungssätzen)
- Wirtschaftsfreundlich: Besonders geeignet für B2B-Geschäfte und den Mittelstand.
- Erfüllt die EU-Norm EN 16931, damit auch die E‑Rechnungspflicht
Ist ZUGFeRD rechtlich anerkannt?
ZUGFeRD ist ein offiziell anerkanntes E-Rechnungsformat. Es deckt alle Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU und der deutschen E-Rechnungsverordnung ab.
Wichtig zu wissen:
- Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (Behörden) ist meist die *XRechnung* verpflichtend. [*Artikel zur XRechnung intern verlinken]
- Im freien Geschäftsverkehr (B2B) kannst du ZUGFeRD ohne Einschränkungen nutzen – das Format muss inzwischen von allen akzeptiert werden.
ZUGFeRD ist also rechtlich sicher. Durch die bereits genannten Vorteile ist es für viele Unternehmen eine sehr gute Wahl im B2B und B2C Bereich. Ob und wie du jedoch von der E-Rechnungspflicht betroffen bist, findest du mit unserem Selbsttest heraus.
Wie funktioniert ZUGFeRD technisch? (aber kurz und verständlich)
Die Technik hinter ZUGFeRD ist zwar komplex – lässt sich aber in einem Satz erklären:
Es handelt sich um eine PDF/A-3-Datei, in die eine strukturierte XML-Datei eingebettet ist. Das heißt:
- Die PDF zeigt alle Inhalte der Rechnung ganz normal an
- Die XML-Datei im Inneren enthält dieselben Daten in maschinenlesbarer Struktur
- Moderne Buchhaltungsprogramme können diese XML-Daten direkt auslesen und weiterverarbeiten
Im Gegensatz zur klassischen PDF kannst du eine ZUGFeRD-E-Rechnung nicht mehr mit einem Schreibprogramm wie Word oder Excel erstellen. Der passende XML-Code kann nur durch eine Software erzeugt werden.
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Wer muss ZUGFeRD-Rechnungen verpflichtend einsetzen?
Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich – zumindest teilweise. Das betrifft alle Unternehmen, die Leistungen an andere Unternehmen mit Sitz in Deutschland erbringen und dafür Rechnungen stellen. Die wichtigsten Punkte:
Was ist seit 2025 Pflicht?
- Unternehmen jeder Größe müssen auf den Empfang von E-Rechnungen vorbereitet sein
- dazu gehört die Fähigkeit zur Verarbeitung und GoBD-konformen Archivierung
- “Sonstige Rechnungen” (PDF, Word usw.) dürfen nur noch mit Zustimmung des Empfängers versendet werden
- Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B, ohne Zustimmung für Sonstige Rechnungen) müssen grundsätzlich in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden
- Eine bloße PDF-Datei ohne strukturierte Daten reicht dann nicht mehr aus
- Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen
Die vollständige Umstellung auf das Versenden der E-Rechnung erfolgt schrittweise. Alles zu den Übergangsfristen findest du im Artikel zur E-Rechnungspflicht.
Ist ZUGFeRD damit verpflichtend?
ZUGFeRD ist nicht vorgeschrieben, aber zulässig – sofern du die richtige Version und das passende Profil nutzt. Konkret heißt das:
✅ ZUGFeRD 2.1.1 im Profil „EN 16931“ oder „XRechnung“ ist vollständig gesetzeskonform
✅ Es erfüllt alle Anforderungen an eine elektronische Rechnung nach § 14 UStG und der E-Rechnungsverordnung
❌ ZUGFeRD 1.0 oder ältere Versionen sowie reine PDF gelten nicht mehr als elektronische Rechnung im Sinne des Gesetzes
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Beispiel: So sieht eine ZUGFeRD-Rechnung aus.
Optisch sieht eine ZUGFeRD-Rechnung wie eine ganz normale PDF-Rechnung aus. Sie enthält die klassischen Angaben:
- Rechnungssteller und -empfänger inklusive E-Mail
- Rechnungsnummer
- Datum
- Leistungsbeschreibung
- Netto-, Steuer- und Bruttobeträge
- Zahlungsziel, Bankverbindung (muss verpflichtend angegeben sein)
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Der Unterschied steckt im Inneren der Datei. Die ZUGFeRD-Rechnung enthält im Anhang eine strukturierte XML-Datei. Sie enthält dieselben Daten wie die sichtbare PDF, nur in maschinenlesbarer Form.
Wie funktioniert ZUGFeRD in der Praxis?
Für dich dürfte es hauptsächlich interessant sein, wie der Umgang mit dem recht neuen Format im Arbeitsalltag vonstattengeht – sowohl beim Versand als auch beim Empfang.
Erstellen und Versenden
Um eine ZUGFeRD-Rechnung zu erstellen, brauchst du ein Rechnungsprogramm, das dieses Format unterstützt. Viele moderne Buchhaltungs- oder ERP-Systeme bieten die Funktion bereits an – entweder direkt beim Export oder als spezielles Ausgabeformat.
So funktioniert’s:
- Du erstellst die Rechnung ganz normal – wie jede andere.
- Beim Speichern oder Exportieren wählst du das Format „ZUGFeRD“ oder „PDF mit eingebetteter XML“.
- Das Programm generiert eine PDF/A-3-Datei mit eingebetteter XML-Struktur (=ZUGFeRD).
- Du verschickst die Datei ganz normal per E-Mail oder über dein Rechnungsportal.
Tipp: In sevdesk stellst du zu Beginn der Rechnungserstellung den Regler auf E-Rechnung. Die meisten weiteren Schritte sind automatisiert. Du kannst die ZUGFeRD-Rechnung auch direkt aus sevdesk an den Empfänger senden.
Empfangen und Öffnen
Wenn du eine ZUGFeRD-Rechnung erhältst, kannst du sie wie jede PDF-Datei öffnen – z. B. mit dem Adobe Acrobat Reader. Du siehst die Rechnung ganz normal auf dem Bildschirm.
Der Clou kommt beim Import:
- Buchhaltungsprogramme wie sevdesk können die XML-Daten automatisch verarbeiten
- Die Daten werden direkt übernommen – du musst nichts mehr abtippen
- Das funktioniert sehr viel genauer als die optische Rechnungserkennung
- Je nach Software können sogar Kontierungsvorschläge oder Freigabeprozesse angestoßen werden
- Das spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für durchgängige digitale Prozesse – vom Rechnungseingang bis zur Archivierung.
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Archivierung
ZUGFeRD-Rechnungen lassen sich GoBD-konform archivieren – also so, wie es die Finanzverwaltung in Deutschland für digitale Belege verlangt. Wichtig ist, dass du die Datei unveränderbar, vollständig und maschinell auswertbar aufbewahrst. Archiviert wird die vollständige ZUGFeRD-Datei (PDF/A-3 mit XML-Anhang). Nicht zulässig ist es, die Datei aufzutrennen und nur einen Teil zu archivieren.
Die gute Nachricht: sevdesk übernimmt die gesetzeskonforme Archivierung automatisch – inklusive Versionsschutz, Suchfunktion und Aufbewahrungsfrist.
Wichtig: Eine Archivierung auf einer externen Festplatte oder im gewöhnlichen Cloud-Speicher reicht nicht aus. Dort ist nicht gewährleistet, dass die Daten unveränderbar aufbewahrt werden.
Für wen ist ZUGFeRD besonders sinnvoll?
ZUGFeRD ist sinnvoll für dich, wenn
✅ du digitale Rechnungen versenden oder empfangen willst
✅ du Wert auf Automatisierung legst
✅ du kein Fan von Portallösungen oder rein maschinenlesbaren Formaten bist
✅ du im B2B-Bereich tätig bist
✅ du dein Rechnungswesen GoBD-konform digitalisieren willst
ZUGFeRD ist (noch) nicht das Richtige, wenn
❌ du praktisch nur an öffentliche Auftraggeber mit XRechnungspflicht lieferst
❌ du aktuell keine Software hast, die ZUGFeRD unterstützt (Beachte jedoch die E-Rechnungspflicht)
Wichtig: Seit Januar 2025 gilt für B2B-Geschäfte die Pflicht zur E-Rechnung. Wenn du also Rechnungen empfängst und/oder schreibst, ist das ZUGFeRD-Format wahrscheinlich eher Pflicht als eine Wahl.
Wenn du noch keine geeignete Software für Buchhaltung und E-Rechnungen benutzt, kannst du dir mit unseren Tools behelfen. Im E-Rechnungsgenerator kannst du direkt im Browser vollwertige E-Rechnungen erstellen. Alle Infos zur E-Rechnung haben wir für dich in unserem eBook zusammengetragen.
Umstellung auf ZUGFeRD: Welche Schritte sind nötig?
Wenn du bereits digitale Rechnungen nutzt (z. B. als PDF), ist der Umstieg auf ZUGFeRD oft ein kleiner technischer Schritt – aber ein großer praktischer Vorteil.
So gehst du vor:
- 1. Prüfe deine Ausgangssoftware: Kann dein aktuelles Rechnungsprogramm ZUGFeRD erzeugen?
- 2. Stimme dich mit dem Empfänger ab: ZUGFeRD muss in B2B allgemein akzeptiert werden, doch hin und wieder können auch XRechnungen infrage kommen.
- 3. Teste den Versand: Erstelle eine erste ZUGFeRD-Rechnung, versende sie per E-Mail und lasse sie vom Empfänger prüfen.
- 4. Automatisierung einführen: Sobald du ZUGFeRD-Rechnungen erhältst, kannst du die Verarbeitung innerhalb deiner Buchhaltung automatisieren – z. B. durch automatische Belegzuordnung oder Buchungsvorschläge.
ZUGFeRD auf einen Blick
Seit Januar 2025 gilt in Deutschland eine E-Rechnungspflicht für den B2B-Bereich. ZUGFeRD ist ein elektronisches Rechnungsformat, das diese und kommende Anforderungen an E-Rechnungen erfüllt – und dabei besonders praxistauglich ist: Es kombiniert eine lesbare PDF mit maschinenlesbaren XML-Daten.
✅ Geeignet für B2B und B2C
✅ Erfüllt die EU-Norm EN 16931
✅ Erlaubt automatisierte Verarbeitung in der Buchhaltung
✅ Kann per E-Mail versendet und archiviert werden
✅ GoBD-konform und rechtlich anerkannt
ZUGFeRD – Häufige Fragen und Antworten
Ist ZUGFeRD das gleiche wie XRechnung?
Nein. Beide sind elektronische Rechnungsformate, aber unterschiedlich aufgebaut. ZUGFeRD enthält zusätzlich eine lesbare PDF, XRechnung ist rein datenbasiert und nicht direkt lesbar.
Kann ich ZUGFeRD auch als Kleinunternehmer nutzen?
Ja, absolut. ZUGFeRD kann von Unternehmen jeder Größe eingesetzt werden – auch ohne Umsatzsteuerpflicht. Voraussetzung ist nur eine Software, die das Format unterstützt.
Welche Version von ZUGFeRD ist aktuell relevant?
Stand 2025 ist ZUGFeRD 2.1.1 die wichtigste Version. Sie erfüllt die gesetzlichen Anforderungen für elektronische Rechnungen im B2B-Bereich.
Wie sieht eine typische ZUGFeRD-Rechnung technisch aus?
Du bekommst eine PDF-Datei, die ganz normal aussieht – zusätzlich ist darin eine strukturierte XML-Datei eingebettet, die Buchhaltungsprogramme auslesen können.
Kann ich mit ZUGFeRD automatisch buchen?
Ja, wenn deine Buchhaltungssoftware das unterstützt. Die XML-Daten enthalten alle nötigen Infos für automatisierte Buchungsvorschläge – das spart manuelles Abtippen.
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